Tổ chức sự kiện là gì​? Tổ chức sự kiện có mục đích gì?

Tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện là một khái niệm còn tương đối mới mẻ ở Việt Nam, vì thế mà có rất nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm này. Bài viết dưới đây, Cuahangquatang.vn sẽ cung cấp các thông tin về tổ chức sự kiện là gìcùng theo dõi nhé!

Tổ chức sự kiện là gì​?

Tổ chức sự kiện là gì​? 1
Tổ chức sự kiện là gì​?

Theo từ điển tiếng Việt thì “sự kiện” là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin như SEGAMES, liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ Việt Nam,… mới được xem là sự kiện.

Có người lại hiểu sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ma chay, cưới hỏi, sinh nhật,…

Một số khác lại hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của các doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…

Xem thêm Top 10+ Quà tặng handmade độc đáo ý nghĩa, chia sẻ và trao yêu thương

Những vai trò và mục đích chính của tổ chức sự kiện bạn nên biết

Đầu tiên chúng ta cùng tìm hiểu về vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp. Những tác động đối với chiến lượt marketing.

Vai trò của tổ chức sự kiện

  • Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông
  • Là một công cụ không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing
  • Giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh
  • Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường

Mục đích của tổ chức sự kiện

  • Tăng cường tối ưu hiệu ứng từ truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt các đối tượng khách hàng mục tiêu
  • Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ
  • Làm thay đổi những nhận thức chủ quan ban đầu của công chúng, người tiêu dùng, khách hàng, truyền thông đối với thương hiệu hay sản phẩm của một công ty, đơn vị, tổ chức nào đó
  • Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối…

Các loại hình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì 2
Các loại hình tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì? Tại Việt Nam, sự kiện bao gồm nhiều các lĩnh vực trong đời sống. Do đó, các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đích, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau:

  • Sự kiện kỉ niệm (Anniversary event): những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỉ niệm.
  • Sự kiện giáo dục (Educational event): những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt thông tin mang tính giáo dục.
  • Sự kiện tiếp thị (Marketing event): những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ.
  • Sự kiện khen thưởng, tri ân (Gratitude event): những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để sự kiện mới được diễn ra một cách thành công và hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro người làm sự kiện cần lên kế hoạch thật chu đáo, đồng thời, thực hiện theo quy trình chặt chẽ. Vậy quy trình tổ chức sự kiện được thực hiện như thế nào?

Thiết lập các mục tiêu cho sự kiện

Trước tiên, chúng ta cần phải thiết lập các mục tiêu cho sự kiện. Trường hợp, người tổ chức sự kiện đã nắm được các mấu chốt chính của vấn đề, cũng như đích đến thì cần đạt được những mục tiêu rõ ràng. Khi đó, những bước sau tiếp theo sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Thành lập đội ngũ chuyên nghiệp để tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì 3
Thành lập đội ngũ chuyên nghiệp để tổ chức sự kiện

Yếu tố con người đóng vai trò quan trọng trong tất cả các hoạt động. Chính vì vậy đội ngũ nhân sự là yếu tố tiền đề quan trọng quyết định thành công của sự kiện. Trong đó, người quản lý giữ vai trò vô cùng quan trọng bởi họ phải điều phối, phân chia nhiệm vụ và giám sát tất cả các hoạt động.

Xem thêm Tặng bông tai có ý nghĩa gì? Ý nghĩa của khuyên tai liên quan đến phong thủy, sức khỏe

Xác định thời gian, địa điểm cụ thể và thành phần tham gia sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì? Túy thuộc vào tính chất sự kiện, người tổ chức sự kiện cần xác định khoảng thời gian phù hợp, đặc biệt, tìm hiểu ý nghĩa của các ngày lễ theo luật định, tôn giáo. Kiểm tra thật kỹ ngày tháng với những người tham gia chính. Ngoài ra, trước khi sự kiện diễn ra bạn phải tiến hành khảo sát không gian tổ chức nhằm lực chọn được vị trí phù hợp nhất.

Lựa chọn chủ đề cho sự kiện

Sự kiện sẽ trở nên độc đáo và ấn tượng khi có một chủ đề ấn tượng, hấp dẫn. Và yêu cầu đặt ra lúc này là người tổ chức sự kiện cần sáng tạo tên cho sự kiện đó. Để mô tả sự kiện cần chọn một khẩu hiệu thương hiệu ngắn và đáng nhớ. Tiếp theo là tiến hành thiết kế logo, hệ thống nhận diện.

Lập một kế hoạch tổng thể

Đây là bước quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện. Từ các thông tin đã tổng hợp và đưa ra trước đó người tổ chức sẽ đưa ra bản kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Đặc biệt, nên lưu ý không được bỏ sót khoảng thời gian trước, trong và sau sự kiện.

Thiết lập ngân sách cho sự kiện

Việc thiết lập ngân sách được đánh giá là vô cùng khó, vì vậy cần phải dự trù, tính toán thật kỹ và đầy đủ các hạng mục chính trong kế hoạch đã đề ra. Theo đó, cần lưu ý các khoản chi phí có thể phát sinh như: Chỗ ở, du lịch cho nhóm khách hàng đặc biệt

Xem thêm Kinh nghiệm tặng cây xanh tốt cho sức khỏe mang lại tài lộc

Tổ chức sự kiện phát triển ở những lĩnh vực nào hiện nay?

Tổ chức sự kiện là gì 4
Tổ chức sự kiện phát triển ở những lĩnh vực nào hiện nay?

Tổ chức sự kiện là gì? Các lĩnh vực từ thể thao – giải trí, kinh doanh – thương mại cho đến hoạt động xã hội đều cần đến tổ chức sự kiện để thực hiện những buổi hội thảo, triển lãm, lễ hội, họp báo… Tổ chức sự kiện đã được xem là một ngành nghề riêng biệt ở nhiều quốc gia phát triển, được giảng dạy với những kiến thức và hệ thống lý luận chuyên nghiệp. Những hoạt động thường có liên quan và cần đến tổ chức sự kiện bao gồm:

  • Hội chợ thương mại, hoạt động triển lãm
  • Các lễ hội, đêm hòa nhạc, buổi biểu diễn
  • Những sự kiện mang tính giài trí hay sự kiện gây quỹ từ thiện
  • Các buổi hội thảo chuyên đề, họp mặt, giao lưu, hội nghị
  • Sự kiện thể thao, sự kiện văn hóa, sự kiện của Đảng và Nhà nước
  • Sự kiện ra mắt – giới thiệu – quảng bá thương hiệu, sản phẩm, marketing
  • Những sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, kinh doanh, xúc tiến thương mại, chương trình khuyến mãi…

Qua bài viết trên đây Cuahangquatang.vn đã cung cấp mọi thông tin về về tổ chức sự kiện là gì​? Tổ chức sự kiện có mục đích gì?. Hy vọng với mọi thông tin trên đây của bài viết sẽ có nhưng thông tin hữu ích với các bạn đọc. Cảm ơn các bạn vì đã dành thời gian để xem qua bài viết này nhé!

Văn Tài – Tổng hợp

Tham khảo nguồn ( quangcaotruyenhinh.com, cat-event.com.vn, vietnix.vn, … )